Refleksi Minggu ke-12

Pada minggu ke-12, kami diberi penerangan oleh Dr. Shafie tentang Komunikasi yang berkesan dan diberi penerangan oleh rakan kami Izzati tentang Pengurusan Kewangan

========================================

Komunikasi yang Berkesan

1. Elemen komunikasi terdiri daripada sumber, penerima, mesej dan saluran
2. Komunikasi yang berkesan berlaku apabila mesej dan maklum balas yang disampaikan dan diterima adalah sama.
3. Noise adalah gangguan yang mungkin berlaku semasa penyampaian maklumat berlaku dan ianya boleh menyebabkan mesej yang disampaikan tidak diterima 100%.

Bentuk komunikasi 

1. Formal
• bentuk komunikasi yang berasaskan peraturan dan standard
• komunikasi yang berlaku secara menurun, menaik dan melintang di antara pengurus dan pekerja
2. Informal
• bentuk komunikasi kasual
• Grapevine (khabar-khabar angin) adalah antara komunikasi informal
• Perlukan penyiasatan sebelum maklumat daripada komunikasi informal diperolehi
• Komunikasi informal tidak boleh terlalu banyak berbanding formal dikhuatiri maklumat tidak disampaikan dengan tepat.

Kaedah menghasilkan komunikasi yang berkesan

1. menggunakan ayat ringkas dan konkrit
2. hubungan mata
3. bercakap pada kadar sederhana
4. mewujudkan hubungan
5. saluran yang sesuai
6. elak bercakap dalam keadaan emosi yang tidak stabil

Gangguan Komunikasi

1. Sikap penerima yang pesimis (tidak aktif)
2. Persepsi memilih : hanya mengambil mesej tertentu, tidak mengambil semua maklumat atas pelbagai sebab
3. Masalah semantik : pemahaman yang berlainan daripada individu berlainan (mungkin atas faktor pendidikan)
4. Tekanan masa : masa komunikasi yang pendek boleh menyebabkan penyampaian maklumat tidak berkesan
5. Tidak percaya, takut

Prinsip komunikasi Berkesan

1. Konsisten
2. Sesuai
3. Jelas
4. Tidak bias

========================================

Pengurusan Kewangan

1. Definisi : menyedia dan mentadbir kewangan unntuk mencapai objektif, merancang, mengawal dan membuat keputusan tentang kewangan.
2. Definisi belanjawan : suatu rancangan kuantitatif dan alat perancangan
3. Langkah-langkah dalam pengurusan bajet biasanya tidak tetap dan mengalami perubahan
4. Kepentingan mengurus kewangan : menentukan potensi organisasi dalam pengurusan walaupun dengan sumber terhad dan permintaan yang tidak terhad
5. Belanjawan modal - adalah nilai dan pilih pelaburan jangka panjang yang konsisten
6. Perlukan R&D untuk menjana kewangan
7. Pengurusan kewangan yang berasaskan pengetahuan lebih menguntungkan
8. Kurangkan kos pengambilalihan pelanggan dengan menyediakan kad ahli
9. Untuk mengurangkan kos - perlu buat mesyuarat dengan mengisi borang ABC
10. Di pusat sumber, dengan kewangan yang terhad GPM perlu mengambil kira jenis buku yang diperlukan sahaja.

Refleksi Minggu ke-11

Alhamdulillah pada minggu ke-11, kami telah berkongsi idea tentang kompetensi seorang pengurus Pusat Sumber.

Sekiranya anda dilantik sebagai Pengurus Pusat Sumber, apakah kompetensi yang diperlukan bagi menguruskan pusat sumber.

1. kemahiran merancang
2. kemahiran pembangunan koleksi
3. kemahiran hubungan komuniti
4. kemahiran pengurusan kewangan
5. kemahiran otomasi
6. kemahiran mengendalikan komputer
7. kemahiran komunikasi

Kemudian, pembentangan individu oleh saya sendiri berkenaan tajuk 'Komunikasi adalah satu alat menyampaikan maklumat. Komunikasi yang berkesan memberi kesan kepada kejayaan sebuah pengurusan'

** Walaubagaimanapun, pembentangan ini tidak menepati spesifikasi yang diperlukan dan akan dibentang semula.

Refleksi minggu ke-10

Alhamdulillah..pada minggu ke-10, kami diminta untuk membentangkan tentang struktur organisasi.

Organisasi

• struktur organisasi yang efisien
• Tall and Flat Structure 

Jenis-jenis struktur organisasi :

• Functional Structure
• Divisional Structure
• Adaptive Structure

Daripada jenis-jenis struktur organisasi yang dipelajari, kita dapat mengenali jenis struktur organisasi yang diaplikasikan pada mana-mana jabatan termasuklah KPM.

Rekabentuk organisasi

• Organisasi Klasik
• Birokrasi
• Struktur Matrik
• Organisasi Alternatif

Dimensi dalam struktur pengurusan

• Formalization
• Centralisation
• Complexity

Model Mekanistik vs Model Organik

Refleksi Minggu ke-9

Alhamdulillah kuliah dijalankan pada minggu ke-9 adalah terdiri daripada :

• pembentangan individu (Nur Syakila) bertajuk 'The competencies of manager influence the effectiveness of resource center management' (Kompetensi pengurus meempengaruhi keberkesanan pengurusan pusat sumber).
• pembentangan individu (Alwee Shamrin) bertajuk 'Digital libraries in the  21st century. From different perspectives (Perpustakaan digital pada abad ke-21. Daripada perspektif berbeza)'.

---------------------------------------------------------------------------

Kompetensi pengurus meempengaruhi keberkesanan pengurusan pusat sumber

1. Kompetensi seorang pengurus bukan hanya merujuk kepada kecekapan dan keberkesanan pengurus tetapi lebih kepada kebolehan dan kemahiran pengurus dalam semua aspek.
2. Pembentangan berkenaan tajuk ini akan dibentang semula pada minggu hadapan.
3. Laman web yang berkaitan dengan kompetensi dalam organisasi pusat sumber boleh dilayari dalam laman web http://webjunction.org/explore-topics/competencies.html

Perpustakaan digital pada abad ke-21. Daripada perspektif berbeza

1. Perpustakaan digital didefinisikan sebagai sebuah perpustakaan yang 
1. memiliki koleksi bahan yang teratur
2. berpotensi membina dan menyebarkan koleksi maklumat baru
2. Contoh perpustakaan digital adalah :
1. http://ent.library.utm.my/client/main
2. http://www.wdl.org
3. http://www.childrenslibrary.org
3. Format Perpustakaan Digital
1. Hard Disk
2. CD-ROM
3. LAN
4. WAN
4. Bagi melaksanakan perpustakaan digital, pengetahuan IT perlu dikuasai sedikit sebanyak oleh pengguna perpustakaan.
5. Perbincangan :
• Jika ingin membuat pinjaman buku daripada perpustakaan IPTA lain, perkara berikut perlu dilakukan :
• mengisi borang pinjaman di perpustakaan IPTA sendiri
• pustakawan akan menghubungi perpustakaan IPTA tersebut dan menguruskan proses pinjaman buku.
• peminjam boleh dapatkan buku pinjaman daripada IPTA sendiri selepas proses pinjaman buku diuruskan oleh pustakawan.

Refleksi Minggu ke-8

Happy Holiday + Work :-) apo nak dikato..

Refleksi Minggu ke-7

Alhamdulillah pada minggu ke-7, kuliah adalah meliputi :

• Pembentangan individu oleh Fazrin di bawah tajuk : " Application of Total Quality Management (TQM) in library and information services (Aplikasi Pengurusan Kualiti Menyeluruh (PKM) di perpustakaan dan perkhidmatan maklumat)"
• Perbincangan peruntukan pusat sumber

-----------------------------------------------------------------------

Aplikasi Pengurusan Kualiti Menyeluruh (PKM) di Perpustakaan dan Perkhidmatan Maklumat

1. PKM sebagai seni pengurusan untuk mempertingkatkan prestasi organisasi
2. PKM sebagai aplikasi kualiti.
3. PKM tidak dapat dilaksanakan pada sesebuah organisasi tanpa pekerja yang yang berkualiti
4. PKM di premis perniagaan diamalkan bagi meningkatkan tahap kepuasan pelanggan secara berterusan.
5. Antara Model PKM :
• 
6. Kajian menunjukkan PKM dapat diaplikasikan di pusat sumber
7. Terdapat kajian yang menyatakan PKM tidak memberikan sebarang perubahan dalam pengurusan pusat sumber (yang tiada masalah) kerana tiada model yang sesuai.
8. Kajian juga menunjukkan PKM boleh menarik pengguna/pelanggan
9. Pusat sumber yang mengaplikasikan PKM perlu menambah taraf sumber bagi meningkatkan bilangan pengunjung.
10. Selain itu, dengan PKM bahan di pusat sumber boleh dicari dengan mudah.
11. PKM boleh menyebabkan budaya kerja di pusat sumber berubah bagi mengatasi beban kerja yang semakin banyak.
12. Perubahan budaya ini boleh dilihat berdasarkan masalah-masalah yang dihadapi sebelum ini, masalah-masalah boleh dikenalpasti dengan jelas menggunakan carta Ishikawa.



Carta ikan Ishikawa

Peruntukan Pusat Sumber

1. Sumber kewangan pusat sumber adalah terdiri daripada :
• PCG (per capita grant)
• yuran khas
• sumbangan PIBG
2. Formulating Budget (Pengurusan bajet pusat sumber)
• 70% daripada sumber kewangan perlu diperuntukkan pada bahan bacaan (buku fiksyen, rujukan)
• 10% - majalah, surat khabar
• 20% lain-lain (alat tulis, kertas berwarna, dll)
• 5% juga boleh disimpan untuk persediaan akhir tahun.
3. Peralatan boleh dibeli dengan tunai jika harga kurang daripada nilai RM100.
4. Jika lebih RM100, peralatan perlu dibeli dengan menggunakan borang nota minta dan pejabat akan mengeluarkn LO daripada invoice
5. Antara peralatan yang tidak boleh dibeli menggunakan PCG
• komputer
• sistem otomasi
• bahan-bahan keceriaan
• mesin laminate
• 1 carton kertas A4
• langsir
• alas meja
• perabot
• Peralatan di atas boleh dibeli menggunakan wang sumbangan PIBG

"Pusat sumber boleh menguasai PCG panitia jika peruntukan PCG tidak mencukupi"

Refleksi Minggu ke-6

Alhamdulillah pada minggu ke-6, kuliah Organization adalah meliputi :

• Pembentangan individu bertajuk 'Aplikasi Prinsip Pengurusan Henry Fayol dalam menguruskan Pusat Sumber'.
• Perbincangan bersama Dr. Hasnah tentang 'Management Model'.
• Kuiz (1 jam)

*****************************************

Pembentangan individu bertajuk 'Aplikasi Prinsip Pengurusan Henry Fayol dalam Menguruskan Pusat Sumber'

Pengenalan

1. Henry Fayol adalah bapa prinsip Pengurusan.
2. Beliau selalu membuat pemerhatian dan mencatatkannya di dalam nota
3. Beliau dilantik sebagai CEO Comambault
4. Beliua mengatakan terdapat 4 elemen utama dalam prinsip pengurusan :
1. Planning
2. Organizing
3. Leading
4. Controlling
5. Daripada 4 elemen pengurusan, terhasilnya 14 prinsip pengurusan cetusan idea Henry Fayol (telah dibincangkan di dalam post yang lalu)
6. Seorang profesor dari McGill University, Canada, Henry Mintzberg menyatakan prinsip pengurusan yang dikemukakan oleh Henry Fayol tidak boleh digunakan lagi pada masa sekarang.
7. Mintzberg menyatakan terdapat 3 peranan pengurusan :
1. Interpersonal role
2. Informational role
3. Decisional role

Aplikasi 14 prinsip pengurusan Henry Fayol dalam menguruskan Pusat Sumber

1. Pembahagian Kerja
• Guru Media (GPM) perlu membahagikan kerja secara sistematik kepada semua pustakawan agar pustakawan yang dilantik bukan hanya pandai menyusun buku semata-mata
• GPM juga perlu mengagihkan tugas kepada guru pembantu yang lain. 
2. Autoriti
• GPM perlu memantau segala tugas dijalankan oleh guru pembantu dan pustakawan dengan baik walaupun pengagihan tugas telah diberi.
• GPM boleh meng'endorse' surat yang menyenaraikan tugas-tugas pembantu guru.
3. Disiplin
• Peraturan di Pusat Sumber perlu digubal dan dilaksanakan bagi menjamin kecemerlangan pusat sumber.
4. Satu Perintah
• Pustakawan perlu mendengar arahan daripada GPM sahaja atau mana-mana guru pembantu yang telah diturunkan kuasa oleh GPM bagi mengelak kekeliruan dan pertindanan tugas.
5. Satu Arahan
• Aktiviti yang mempunyai objektif yang sama hendaklah disatukan dan diurus oleh GPM sahaja.
• Contohnya Program Nilam perlu diurus oleh GPM dengan bantuan guru pembantu dan pustakawan.
6. Mengutamakan Kepentingan Organisasi
• GPM perlu memastikan segala tugas di pusat sumber diselesaikan dengan sempurna.
• Sikap malas adalah merupakan kepentingan peribadi yang perlu dielak.
7. Pembayaran Upah
• Pembantu GPM dan pustakawan patut diberi pujian yang adil bagi setiap usaha yang telah dijalankan.
• Pemberian ganjaran seperti mengadakan majlis makan pada akhir tahun persekolahan dapat meningkatkan motivasi dalam diri mereka.
• Pembayaran upah boleh diberi dalam bentuk pujian dan tidak semestinya berbentuk wang.
8. Pemusatan/Penurunan Kuasa
• Guru pembantu dan pustakawan perlu diberi peluang untuk membuat keputusan
• Perkara ini dapat mengembangkan lagi idea dalam pengurusan pusat sumber
9. Rantai Pemerintahan
• Perlu wujudnya hierarki autoriti.
• Melalui aliran komunikasi formal di dalam pengurusan
• Aliran komunikasi yang lebih pendek adalah lebih baik bagi mengelakkan sebarang kekeliruan arahan. Contohnya GPM terus memberi arahan kepada pustakawan tanpa melalui guru pembantu.
10. Susunan
• Pengagihan tugas dapat dijelaskan melalui Carta Organisasi
• Perkara ini dapat mengelakkan berlakunya pertindihan tugas.
11. Keseimbangan
• GPM perlu melayan semua pustakawan dengan adil dan tiada diskriminasi antara kaum, jantina dan rupa paras.
• Keseimbangan menekankan konsep kesamarataan sama ada kepada pustakawan mahupun pengunjung pusat sumber.
12. Kestabilan Personal
• GPM perlu mengadakan aktiviti bagi menggalakkan penglibatan pustakawan dalam pengurusan pusat sumber dengan kesetiaan yang penuh
13. Inisiatif
• Pustakawan perlu diberi peluang untuk merangka aktiviti dengan pemantauan GPM
• Aktiviti yang dijalankan mestilah dirancang dengan teliti dan bersungguh-sungguh
14. Kekitaan 
• Dengan kewujudan keharmonian dan kerjasama ahli pusat sumber termasuklah GPM, guru pembantu dan pustakawan dapat mewujudkan rasa tanggungjawab terhadap organisasi.

Management Model (Model Pengurusan)

• Masyarakat moden kini lebih mengutamakan rasionalisasi, keberkesanan dan prestasi, maka peranan organisasi semakin kritikal dan mencabar.
• Dalam pengurusan di sekolah walaupun terdapat banyak masalah atau tekanan yang terpaksa dihadapi, namun penggunaan model-model pengurusan secara tidak langsung boleh membantu pihak pentadbir sekolah menguruskan organisasi sekolah dengan lebih baik lagi. 
• Pemilihan Management Model adalah bergantung kepada pengurus tentang :
• bagaimanakah pengurusan dilaksanakan
• bagaimanakah cara koordinasi
• apakah cara memperuntukkan sumber kewangan
• bagaimanakah memilih untuk tentukan organisasi
• bagaimanakah aktiviti yang dijalankan selaras dengan organisasi (contoh di pusat sumber, selain program nilam, GPM boleh menganjurkan kuiz dan program pengunjung bertuah)
• apakah objektif organisasi
• adakah objektif yang ditentukan jelas atau tidak
• bagaimanakah cara untuk memotivasikan staf

Terdapat enam model pengurusan iaitu :

1. Formal Models
2. Collegial Models
3. Political Models
4. Subjective Models
5. Ambiguity Models
6. Cultural Models

====================

1. Formal Models
• Formal model memberi beberapa penegasan atau rasional untuk mencapai matlamat organisasi tersebut.
• Menekankan organisasi perlu adanya hierarki, mesti ada pengagihan tugas, perlunya pelaksanaan tugas dan pengawasannya dan ada undang-undang dan peraturan.
• Model ini selalu digunakan dalam pengurusan jawatankuasa di sekolah. Bermula daripada pengetua, PK, GKMP, guru-guru dan pelajar.
• Setiap jawatankuasa memainkan peranan masing-masing berdasarkan hierarki yang telah ditetapkan.
• Masalah dalam Formal Models :
• terlalu mementingkan prosedur daripada matlamat
• contohnya, seorang guru yang tiada kaitan dalam sesuatu mesyuarat tetap perlu hadir kerana peraturan menetapkannya untuk hadir
• menekankan undang-undang, rigid dan menghalang inovasi
• Penegasan yang diamalkan dalam model ini sangat baik jika diletakkan di situasi yang sesuai seperti guru perlu masuk ke kelas pada waktu yang tepat dan tidak lewat.
2. Collegial Models
• berdasarkan kepada persetujuan ramai.
• lebih kepada konsep demokrasi
• Terdapat peringkat di mana berlakunya perkongsian kuasa dan penyertaan ahli dalam membuat keputusan.
• Model ini sesuai dilaksanakan di sekolah-sekolah yang kecil supaya semua ahli mempunyai hak membuat keputusan.
• Walaupun begitu, boleh juga diamalkan dalam organisasi yang besar tetapi mewakilkan beberapa orang sahaja dalam membuat keputusan.
3. Political Models
• Berkonsepkan penggunaan kuasa dan pengaruh untuk kepentingan sendiri.
• Biasanya model ini diamalkan oleh ketua organisasi contohnya pengetua.
• Ketua yang mengamalkan model ini lebih suka mengawal mesyuarat, sudah mengetahui keputusan mesyuarat dan mengawal informasi.
• Sebagai contoh pentadbiar mempunyai banyak urusan pihak penjual seperti membekalkan buku kerja kepada sekolah. Pentadbir akan tawar menawar sehinggalah kepentingan diri diperoleh.
• Walaupun sebahagian guru tidak setuju dengan penetapan daripada pengetua (mengambil pembekal A), tetapi disebabkan kepentingan peribadi pengetua daripada pihak tersebut, maka guru-guru terpaksa akur juga.
4. Subjective Models
• Mementingkan pandangan individu daripada kumpulan.
• Ianya juga memberi keutamaan kepada setiap individu dalam organiasi.
• Model ini lebih menekankan orang perseorangan dan ahli-ahli dalam organisasi berbanding penekanan kepada matlamat organisasi.
• Contohnya, jika terdapat masalah disiplin seperti datang lewat, tidak mengikut peraturan, mungkin guru-guru mempunyai pandangan masing-masing tetapi mungkin pada waktu yang lain persepsinya berubah (tidak berstruktur dan bersifat subjektif)
5. Ambiguity Models
• Model ini merujuk kepada ketidakpastian dan ketidaktentuan.
• Perkara ini berlaku akibat daripada matlamat yang tidak jelas, masalah kordinasi dan melibatkan banyak pihak.
• Contohnya, orang lain yang membuat keputusan tetapi orang lain yang melaksanakannya akibat daripada ahli jawatankuasa yang sering berubah-ubah.
• Model ini sesuai digunakan dalam pengurusan pendidikan prasekolah kerana tiada penentuan matlamat pendidikan prasekolah
• Namun yang menjadi ketidakpastian dan kecelaruan ialah apabila matlamat prasekolah tidak sama dengan kehendak kementerian.
• Masalah model ini :
• apabila pihak prasekolah lebih menekankan aspek keceriaan sekolah daripada aspek pengurusan murid (akademik)
• Sedangkan di pihak sekolah pula kebanyakkannya menetapkan matlamat pengurusan murid (akademik) berbanding aspek lain.
6. Cultural Models
• Menekankan budaya organisasi.
• Elemen-elemen dalam model ni seperti kreatif, inovatif dan sebagainya.
• Penggunaan cultural model ini boleh mengubah persekitaran melalui ekologi (sistem sosial, budaya, nilai dan kepercayaan)
• Contohnya, sekolah yang begitu mementingkan keceriaan sekolah. Pihak pengurusan akan sentiasa mempunyai idea untuk melaksanakan projek yang berkaitan seperti gotong-royong sebulan sekali. Secara tak langsung pelajar juga dibudayakan untuk menjaga kebersihan sekolah.

Kesimpulannya, keenam-enam model pengurusan ini mempunyai pendekatan yang berbeza. Maka, pihak sekolah tidak boleh berpandukan kepada satu model sahaja kerana kebolehgunaan model ini bergantungkepada peristiwa, situasi dan beberapa pertimbangan.

Bibliografi

http://sumbanganku.blogspot.com/2009/04/mengaplikasikan-model-model-pengurusan.html