Refleksi Minggu ke-6

Alhamdulillah pada minggu ke-6, kuliah Organization adalah meliputi :

• Pembentangan individu bertajuk 'Aplikasi Prinsip Pengurusan Henry Fayol dalam menguruskan Pusat Sumber'.
• Perbincangan bersama Dr. Hasnah tentang 'Management Model'.
• Kuiz (1 jam)

*****************************************

Pembentangan individu bertajuk 'Aplikasi Prinsip Pengurusan Henry Fayol dalam Menguruskan Pusat Sumber'

Pengenalan

1. Henry Fayol adalah bapa prinsip Pengurusan.
2. Beliau selalu membuat pemerhatian dan mencatatkannya di dalam nota
3. Beliau dilantik sebagai CEO Comambault
4. Beliua mengatakan terdapat 4 elemen utama dalam prinsip pengurusan :
1. Planning
2. Organizing
3. Leading
4. Controlling
5. Daripada 4 elemen pengurusan, terhasilnya 14 prinsip pengurusan cetusan idea Henry Fayol (telah dibincangkan di dalam post yang lalu)
6. Seorang profesor dari McGill University, Canada, Henry Mintzberg menyatakan prinsip pengurusan yang dikemukakan oleh Henry Fayol tidak boleh digunakan lagi pada masa sekarang.
7. Mintzberg menyatakan terdapat 3 peranan pengurusan :
1. Interpersonal role
2. Informational role
3. Decisional role

Aplikasi 14 prinsip pengurusan Henry Fayol dalam menguruskan Pusat Sumber

1. Pembahagian Kerja
• Guru Media (GPM) perlu membahagikan kerja secara sistematik kepada semua pustakawan agar pustakawan yang dilantik bukan hanya pandai menyusun buku semata-mata
• GPM juga perlu mengagihkan tugas kepada guru pembantu yang lain. 
2. Autoriti
• GPM perlu memantau segala tugas dijalankan oleh guru pembantu dan pustakawan dengan baik walaupun pengagihan tugas telah diberi.
• GPM boleh meng'endorse' surat yang menyenaraikan tugas-tugas pembantu guru.
3. Disiplin
• Peraturan di Pusat Sumber perlu digubal dan dilaksanakan bagi menjamin kecemerlangan pusat sumber.
4. Satu Perintah
• Pustakawan perlu mendengar arahan daripada GPM sahaja atau mana-mana guru pembantu yang telah diturunkan kuasa oleh GPM bagi mengelak kekeliruan dan pertindanan tugas.
5. Satu Arahan
• Aktiviti yang mempunyai objektif yang sama hendaklah disatukan dan diurus oleh GPM sahaja.
• Contohnya Program Nilam perlu diurus oleh GPM dengan bantuan guru pembantu dan pustakawan.
6. Mengutamakan Kepentingan Organisasi
• GPM perlu memastikan segala tugas di pusat sumber diselesaikan dengan sempurna.
• Sikap malas adalah merupakan kepentingan peribadi yang perlu dielak.
7. Pembayaran Upah
• Pembantu GPM dan pustakawan patut diberi pujian yang adil bagi setiap usaha yang telah dijalankan.
• Pemberian ganjaran seperti mengadakan majlis makan pada akhir tahun persekolahan dapat meningkatkan motivasi dalam diri mereka.
• Pembayaran upah boleh diberi dalam bentuk pujian dan tidak semestinya berbentuk wang.
8. Pemusatan/Penurunan Kuasa
• Guru pembantu dan pustakawan perlu diberi peluang untuk membuat keputusan
• Perkara ini dapat mengembangkan lagi idea dalam pengurusan pusat sumber
9. Rantai Pemerintahan
• Perlu wujudnya hierarki autoriti.
• Melalui aliran komunikasi formal di dalam pengurusan
• Aliran komunikasi yang lebih pendek adalah lebih baik bagi mengelakkan sebarang kekeliruan arahan. Contohnya GPM terus memberi arahan kepada pustakawan tanpa melalui guru pembantu.
10. Susunan
• Pengagihan tugas dapat dijelaskan melalui Carta Organisasi
• Perkara ini dapat mengelakkan berlakunya pertindihan tugas.
11. Keseimbangan
• GPM perlu melayan semua pustakawan dengan adil dan tiada diskriminasi antara kaum, jantina dan rupa paras.
• Keseimbangan menekankan konsep kesamarataan sama ada kepada pustakawan mahupun pengunjung pusat sumber.
12. Kestabilan Personal
• GPM perlu mengadakan aktiviti bagi menggalakkan penglibatan pustakawan dalam pengurusan pusat sumber dengan kesetiaan yang penuh
13. Inisiatif
• Pustakawan perlu diberi peluang untuk merangka aktiviti dengan pemantauan GPM
• Aktiviti yang dijalankan mestilah dirancang dengan teliti dan bersungguh-sungguh
14. Kekitaan 
• Dengan kewujudan keharmonian dan kerjasama ahli pusat sumber termasuklah GPM, guru pembantu dan pustakawan dapat mewujudkan rasa tanggungjawab terhadap organisasi.

Management Model (Model Pengurusan)

• Masyarakat moden kini lebih mengutamakan rasionalisasi, keberkesanan dan prestasi, maka peranan organisasi semakin kritikal dan mencabar.
• Dalam pengurusan di sekolah walaupun terdapat banyak masalah atau tekanan yang terpaksa dihadapi, namun penggunaan model-model pengurusan secara tidak langsung boleh membantu pihak pentadbir sekolah menguruskan organisasi sekolah dengan lebih baik lagi. 
• Pemilihan Management Model adalah bergantung kepada pengurus tentang :
• bagaimanakah pengurusan dilaksanakan
• bagaimanakah cara koordinasi
• apakah cara memperuntukkan sumber kewangan
• bagaimanakah memilih untuk tentukan organisasi
• bagaimanakah aktiviti yang dijalankan selaras dengan organisasi (contoh di pusat sumber, selain program nilam, GPM boleh menganjurkan kuiz dan program pengunjung bertuah)
• apakah objektif organisasi
• adakah objektif yang ditentukan jelas atau tidak
• bagaimanakah cara untuk memotivasikan staf

Terdapat enam model pengurusan iaitu :

1. Formal Models
2. Collegial Models
3. Political Models
4. Subjective Models
5. Ambiguity Models
6. Cultural Models

====================

1. Formal Models
• Formal model memberi beberapa penegasan atau rasional untuk mencapai matlamat organisasi tersebut.
• Menekankan organisasi perlu adanya hierarki, mesti ada pengagihan tugas, perlunya pelaksanaan tugas dan pengawasannya dan ada undang-undang dan peraturan.
• Model ini selalu digunakan dalam pengurusan jawatankuasa di sekolah. Bermula daripada pengetua, PK, GKMP, guru-guru dan pelajar.
• Setiap jawatankuasa memainkan peranan masing-masing berdasarkan hierarki yang telah ditetapkan.
• Masalah dalam Formal Models :
• terlalu mementingkan prosedur daripada matlamat
• contohnya, seorang guru yang tiada kaitan dalam sesuatu mesyuarat tetap perlu hadir kerana peraturan menetapkannya untuk hadir
• menekankan undang-undang, rigid dan menghalang inovasi
• Penegasan yang diamalkan dalam model ini sangat baik jika diletakkan di situasi yang sesuai seperti guru perlu masuk ke kelas pada waktu yang tepat dan tidak lewat.
2. Collegial Models
• berdasarkan kepada persetujuan ramai.
• lebih kepada konsep demokrasi
• Terdapat peringkat di mana berlakunya perkongsian kuasa dan penyertaan ahli dalam membuat keputusan.
• Model ini sesuai dilaksanakan di sekolah-sekolah yang kecil supaya semua ahli mempunyai hak membuat keputusan.
• Walaupun begitu, boleh juga diamalkan dalam organisasi yang besar tetapi mewakilkan beberapa orang sahaja dalam membuat keputusan.
3. Political Models
• Berkonsepkan penggunaan kuasa dan pengaruh untuk kepentingan sendiri.
• Biasanya model ini diamalkan oleh ketua organisasi contohnya pengetua.
• Ketua yang mengamalkan model ini lebih suka mengawal mesyuarat, sudah mengetahui keputusan mesyuarat dan mengawal informasi.
• Sebagai contoh pentadbiar mempunyai banyak urusan pihak penjual seperti membekalkan buku kerja kepada sekolah. Pentadbir akan tawar menawar sehinggalah kepentingan diri diperoleh.
• Walaupun sebahagian guru tidak setuju dengan penetapan daripada pengetua (mengambil pembekal A), tetapi disebabkan kepentingan peribadi pengetua daripada pihak tersebut, maka guru-guru terpaksa akur juga.
4. Subjective Models
• Mementingkan pandangan individu daripada kumpulan.
• Ianya juga memberi keutamaan kepada setiap individu dalam organiasi.
• Model ini lebih menekankan orang perseorangan dan ahli-ahli dalam organisasi berbanding penekanan kepada matlamat organisasi.
• Contohnya, jika terdapat masalah disiplin seperti datang lewat, tidak mengikut peraturan, mungkin guru-guru mempunyai pandangan masing-masing tetapi mungkin pada waktu yang lain persepsinya berubah (tidak berstruktur dan bersifat subjektif)
5. Ambiguity Models
• Model ini merujuk kepada ketidakpastian dan ketidaktentuan.
• Perkara ini berlaku akibat daripada matlamat yang tidak jelas, masalah kordinasi dan melibatkan banyak pihak.
• Contohnya, orang lain yang membuat keputusan tetapi orang lain yang melaksanakannya akibat daripada ahli jawatankuasa yang sering berubah-ubah.
• Model ini sesuai digunakan dalam pengurusan pendidikan prasekolah kerana tiada penentuan matlamat pendidikan prasekolah
• Namun yang menjadi ketidakpastian dan kecelaruan ialah apabila matlamat prasekolah tidak sama dengan kehendak kementerian.
• Masalah model ini :
• apabila pihak prasekolah lebih menekankan aspek keceriaan sekolah daripada aspek pengurusan murid (akademik)
• Sedangkan di pihak sekolah pula kebanyakkannya menetapkan matlamat pengurusan murid (akademik) berbanding aspek lain.
6. Cultural Models
• Menekankan budaya organisasi.
• Elemen-elemen dalam model ni seperti kreatif, inovatif dan sebagainya.
• Penggunaan cultural model ini boleh mengubah persekitaran melalui ekologi (sistem sosial, budaya, nilai dan kepercayaan)
• Contohnya, sekolah yang begitu mementingkan keceriaan sekolah. Pihak pengurusan akan sentiasa mempunyai idea untuk melaksanakan projek yang berkaitan seperti gotong-royong sebulan sekali. Secara tak langsung pelajar juga dibudayakan untuk menjaga kebersihan sekolah.

Kesimpulannya, keenam-enam model pengurusan ini mempunyai pendekatan yang berbeza. Maka, pihak sekolah tidak boleh berpandukan kepada satu model sahaja kerana kebolehgunaan model ini bergantungkepada peristiwa, situasi dan beberapa pertimbangan.

Bibliografi

http://sumbanganku.blogspot.com/2009/04/mengaplikasikan-model-model-pengurusan.html