Refleksi Minggu ke-12

Pada minggu ke-12, kami diberi penerangan oleh Dr. Shafie tentang Komunikasi yang berkesan dan diberi penerangan oleh rakan kami Izzati tentang Pengurusan Kewangan

========================================

Komunikasi yang Berkesan

1. Elemen komunikasi terdiri daripada sumber, penerima, mesej dan saluran
2. Komunikasi yang berkesan berlaku apabila mesej dan maklum balas yang disampaikan dan diterima adalah sama.
3. Noise adalah gangguan yang mungkin berlaku semasa penyampaian maklumat berlaku dan ianya boleh menyebabkan mesej yang disampaikan tidak diterima 100%.

Bentuk komunikasi 

1. Formal
• bentuk komunikasi yang berasaskan peraturan dan standard
• komunikasi yang berlaku secara menurun, menaik dan melintang di antara pengurus dan pekerja
2. Informal
• bentuk komunikasi kasual
• Grapevine (khabar-khabar angin) adalah antara komunikasi informal
• Perlukan penyiasatan sebelum maklumat daripada komunikasi informal diperolehi
• Komunikasi informal tidak boleh terlalu banyak berbanding formal dikhuatiri maklumat tidak disampaikan dengan tepat.

Kaedah menghasilkan komunikasi yang berkesan

1. menggunakan ayat ringkas dan konkrit
2. hubungan mata
3. bercakap pada kadar sederhana
4. mewujudkan hubungan
5. saluran yang sesuai
6. elak bercakap dalam keadaan emosi yang tidak stabil

Gangguan Komunikasi

1. Sikap penerima yang pesimis (tidak aktif)
2. Persepsi memilih : hanya mengambil mesej tertentu, tidak mengambil semua maklumat atas pelbagai sebab
3. Masalah semantik : pemahaman yang berlainan daripada individu berlainan (mungkin atas faktor pendidikan)
4. Tekanan masa : masa komunikasi yang pendek boleh menyebabkan penyampaian maklumat tidak berkesan
5. Tidak percaya, takut

Prinsip komunikasi Berkesan

1. Konsisten
2. Sesuai
3. Jelas
4. Tidak bias

========================================

Pengurusan Kewangan

1. Definisi : menyedia dan mentadbir kewangan unntuk mencapai objektif, merancang, mengawal dan membuat keputusan tentang kewangan.
2. Definisi belanjawan : suatu rancangan kuantitatif dan alat perancangan
3. Langkah-langkah dalam pengurusan bajet biasanya tidak tetap dan mengalami perubahan
4. Kepentingan mengurus kewangan : menentukan potensi organisasi dalam pengurusan walaupun dengan sumber terhad dan permintaan yang tidak terhad
5. Belanjawan modal - adalah nilai dan pilih pelaburan jangka panjang yang konsisten
6. Perlukan R&D untuk menjana kewangan
7. Pengurusan kewangan yang berasaskan pengetahuan lebih menguntungkan
8. Kurangkan kos pengambilalihan pelanggan dengan menyediakan kad ahli
9. Untuk mengurangkan kos - perlu buat mesyuarat dengan mengisi borang ABC
10. Di pusat sumber, dengan kewangan yang terhad GPM perlu mengambil kira jenis buku yang diperlukan sahaja.

Refleksi Minggu ke-11

Alhamdulillah pada minggu ke-11, kami telah berkongsi idea tentang kompetensi seorang pengurus Pusat Sumber.

Sekiranya anda dilantik sebagai Pengurus Pusat Sumber, apakah kompetensi yang diperlukan bagi menguruskan pusat sumber.

1. kemahiran merancang
2. kemahiran pembangunan koleksi
3. kemahiran hubungan komuniti
4. kemahiran pengurusan kewangan
5. kemahiran otomasi
6. kemahiran mengendalikan komputer
7. kemahiran komunikasi

Kemudian, pembentangan individu oleh saya sendiri berkenaan tajuk 'Komunikasi adalah satu alat menyampaikan maklumat. Komunikasi yang berkesan memberi kesan kepada kejayaan sebuah pengurusan'

** Walaubagaimanapun, pembentangan ini tidak menepati spesifikasi yang diperlukan dan akan dibentang semula.

Refleksi minggu ke-10

Alhamdulillah..pada minggu ke-10, kami diminta untuk membentangkan tentang struktur organisasi.

Organisasi

• struktur organisasi yang efisien
• Tall and Flat Structure 

Jenis-jenis struktur organisasi :

• Functional Structure
• Divisional Structure
• Adaptive Structure

Daripada jenis-jenis struktur organisasi yang dipelajari, kita dapat mengenali jenis struktur organisasi yang diaplikasikan pada mana-mana jabatan termasuklah KPM.

Rekabentuk organisasi

• Organisasi Klasik
• Birokrasi
• Struktur Matrik
• Organisasi Alternatif

Dimensi dalam struktur pengurusan

• Formalization
• Centralisation
• Complexity

Model Mekanistik vs Model Organik

Refleksi Minggu ke-9

Alhamdulillah kuliah dijalankan pada minggu ke-9 adalah terdiri daripada :

• pembentangan individu (Nur Syakila) bertajuk 'The competencies of manager influence the effectiveness of resource center management' (Kompetensi pengurus meempengaruhi keberkesanan pengurusan pusat sumber).
• pembentangan individu (Alwee Shamrin) bertajuk 'Digital libraries in the  21st century. From different perspectives (Perpustakaan digital pada abad ke-21. Daripada perspektif berbeza)'.

---------------------------------------------------------------------------

Kompetensi pengurus meempengaruhi keberkesanan pengurusan pusat sumber

1. Kompetensi seorang pengurus bukan hanya merujuk kepada kecekapan dan keberkesanan pengurus tetapi lebih kepada kebolehan dan kemahiran pengurus dalam semua aspek.
2. Pembentangan berkenaan tajuk ini akan dibentang semula pada minggu hadapan.
3. Laman web yang berkaitan dengan kompetensi dalam organisasi pusat sumber boleh dilayari dalam laman web http://webjunction.org/explore-topics/competencies.html

Perpustakaan digital pada abad ke-21. Daripada perspektif berbeza

1. Perpustakaan digital didefinisikan sebagai sebuah perpustakaan yang 
1. memiliki koleksi bahan yang teratur
2. berpotensi membina dan menyebarkan koleksi maklumat baru
2. Contoh perpustakaan digital adalah :
1. http://ent.library.utm.my/client/main
2. http://www.wdl.org
3. http://www.childrenslibrary.org
3. Format Perpustakaan Digital
1. Hard Disk
2. CD-ROM
3. LAN
4. WAN
4. Bagi melaksanakan perpustakaan digital, pengetahuan IT perlu dikuasai sedikit sebanyak oleh pengguna perpustakaan.
5. Perbincangan :
• Jika ingin membuat pinjaman buku daripada perpustakaan IPTA lain, perkara berikut perlu dilakukan :
• mengisi borang pinjaman di perpustakaan IPTA sendiri
• pustakawan akan menghubungi perpustakaan IPTA tersebut dan menguruskan proses pinjaman buku.
• peminjam boleh dapatkan buku pinjaman daripada IPTA sendiri selepas proses pinjaman buku diuruskan oleh pustakawan.

Refleksi Minggu ke-8

Happy Holiday + Work :-) apo nak dikato..

Refleksi Minggu ke-7

Alhamdulillah pada minggu ke-7, kuliah adalah meliputi :

• Pembentangan individu oleh Fazrin di bawah tajuk : " Application of Total Quality Management (TQM) in library and information services (Aplikasi Pengurusan Kualiti Menyeluruh (PKM) di perpustakaan dan perkhidmatan maklumat)"
• Perbincangan peruntukan pusat sumber

-----------------------------------------------------------------------

Aplikasi Pengurusan Kualiti Menyeluruh (PKM) di Perpustakaan dan Perkhidmatan Maklumat

1. PKM sebagai seni pengurusan untuk mempertingkatkan prestasi organisasi
2. PKM sebagai aplikasi kualiti.
3. PKM tidak dapat dilaksanakan pada sesebuah organisasi tanpa pekerja yang yang berkualiti
4. PKM di premis perniagaan diamalkan bagi meningkatkan tahap kepuasan pelanggan secara berterusan.
5. Antara Model PKM :
• 
6. Kajian menunjukkan PKM dapat diaplikasikan di pusat sumber
7. Terdapat kajian yang menyatakan PKM tidak memberikan sebarang perubahan dalam pengurusan pusat sumber (yang tiada masalah) kerana tiada model yang sesuai.
8. Kajian juga menunjukkan PKM boleh menarik pengguna/pelanggan
9. Pusat sumber yang mengaplikasikan PKM perlu menambah taraf sumber bagi meningkatkan bilangan pengunjung.
10. Selain itu, dengan PKM bahan di pusat sumber boleh dicari dengan mudah.
11. PKM boleh menyebabkan budaya kerja di pusat sumber berubah bagi mengatasi beban kerja yang semakin banyak.
12. Perubahan budaya ini boleh dilihat berdasarkan masalah-masalah yang dihadapi sebelum ini, masalah-masalah boleh dikenalpasti dengan jelas menggunakan carta Ishikawa.



Carta ikan Ishikawa

Peruntukan Pusat Sumber

1. Sumber kewangan pusat sumber adalah terdiri daripada :
• PCG (per capita grant)
• yuran khas
• sumbangan PIBG
2. Formulating Budget (Pengurusan bajet pusat sumber)
• 70% daripada sumber kewangan perlu diperuntukkan pada bahan bacaan (buku fiksyen, rujukan)
• 10% - majalah, surat khabar
• 20% lain-lain (alat tulis, kertas berwarna, dll)
• 5% juga boleh disimpan untuk persediaan akhir tahun.
3. Peralatan boleh dibeli dengan tunai jika harga kurang daripada nilai RM100.
4. Jika lebih RM100, peralatan perlu dibeli dengan menggunakan borang nota minta dan pejabat akan mengeluarkn LO daripada invoice
5. Antara peralatan yang tidak boleh dibeli menggunakan PCG
• komputer
• sistem otomasi
• bahan-bahan keceriaan
• mesin laminate
• 1 carton kertas A4
• langsir
• alas meja
• perabot
• Peralatan di atas boleh dibeli menggunakan wang sumbangan PIBG

"Pusat sumber boleh menguasai PCG panitia jika peruntukan PCG tidak mencukupi"

Refleksi Minggu ke-6

Alhamdulillah pada minggu ke-6, kuliah Organization adalah meliputi :

• Pembentangan individu bertajuk 'Aplikasi Prinsip Pengurusan Henry Fayol dalam menguruskan Pusat Sumber'.
• Perbincangan bersama Dr. Hasnah tentang 'Management Model'.
• Kuiz (1 jam)

*****************************************

Pembentangan individu bertajuk 'Aplikasi Prinsip Pengurusan Henry Fayol dalam Menguruskan Pusat Sumber'

Pengenalan

1. Henry Fayol adalah bapa prinsip Pengurusan.
2. Beliau selalu membuat pemerhatian dan mencatatkannya di dalam nota
3. Beliau dilantik sebagai CEO Comambault
4. Beliua mengatakan terdapat 4 elemen utama dalam prinsip pengurusan :
1. Planning
2. Organizing
3. Leading
4. Controlling
5. Daripada 4 elemen pengurusan, terhasilnya 14 prinsip pengurusan cetusan idea Henry Fayol (telah dibincangkan di dalam post yang lalu)
6. Seorang profesor dari McGill University, Canada, Henry Mintzberg menyatakan prinsip pengurusan yang dikemukakan oleh Henry Fayol tidak boleh digunakan lagi pada masa sekarang.
7. Mintzberg menyatakan terdapat 3 peranan pengurusan :
1. Interpersonal role
2. Informational role
3. Decisional role

Aplikasi 14 prinsip pengurusan Henry Fayol dalam menguruskan Pusat Sumber

1. Pembahagian Kerja
• Guru Media (GPM) perlu membahagikan kerja secara sistematik kepada semua pustakawan agar pustakawan yang dilantik bukan hanya pandai menyusun buku semata-mata
• GPM juga perlu mengagihkan tugas kepada guru pembantu yang lain. 
2. Autoriti
• GPM perlu memantau segala tugas dijalankan oleh guru pembantu dan pustakawan dengan baik walaupun pengagihan tugas telah diberi.
• GPM boleh meng'endorse' surat yang menyenaraikan tugas-tugas pembantu guru.
3. Disiplin
• Peraturan di Pusat Sumber perlu digubal dan dilaksanakan bagi menjamin kecemerlangan pusat sumber.
4. Satu Perintah
• Pustakawan perlu mendengar arahan daripada GPM sahaja atau mana-mana guru pembantu yang telah diturunkan kuasa oleh GPM bagi mengelak kekeliruan dan pertindanan tugas.
5. Satu Arahan
• Aktiviti yang mempunyai objektif yang sama hendaklah disatukan dan diurus oleh GPM sahaja.
• Contohnya Program Nilam perlu diurus oleh GPM dengan bantuan guru pembantu dan pustakawan.
6. Mengutamakan Kepentingan Organisasi
• GPM perlu memastikan segala tugas di pusat sumber diselesaikan dengan sempurna.
• Sikap malas adalah merupakan kepentingan peribadi yang perlu dielak.
7. Pembayaran Upah
• Pembantu GPM dan pustakawan patut diberi pujian yang adil bagi setiap usaha yang telah dijalankan.
• Pemberian ganjaran seperti mengadakan majlis makan pada akhir tahun persekolahan dapat meningkatkan motivasi dalam diri mereka.
• Pembayaran upah boleh diberi dalam bentuk pujian dan tidak semestinya berbentuk wang.
8. Pemusatan/Penurunan Kuasa
• Guru pembantu dan pustakawan perlu diberi peluang untuk membuat keputusan
• Perkara ini dapat mengembangkan lagi idea dalam pengurusan pusat sumber
9. Rantai Pemerintahan
• Perlu wujudnya hierarki autoriti.
• Melalui aliran komunikasi formal di dalam pengurusan
• Aliran komunikasi yang lebih pendek adalah lebih baik bagi mengelakkan sebarang kekeliruan arahan. Contohnya GPM terus memberi arahan kepada pustakawan tanpa melalui guru pembantu.
10. Susunan
• Pengagihan tugas dapat dijelaskan melalui Carta Organisasi
• Perkara ini dapat mengelakkan berlakunya pertindihan tugas.
11. Keseimbangan
• GPM perlu melayan semua pustakawan dengan adil dan tiada diskriminasi antara kaum, jantina dan rupa paras.
• Keseimbangan menekankan konsep kesamarataan sama ada kepada pustakawan mahupun pengunjung pusat sumber.
12. Kestabilan Personal
• GPM perlu mengadakan aktiviti bagi menggalakkan penglibatan pustakawan dalam pengurusan pusat sumber dengan kesetiaan yang penuh
13. Inisiatif
• Pustakawan perlu diberi peluang untuk merangka aktiviti dengan pemantauan GPM
• Aktiviti yang dijalankan mestilah dirancang dengan teliti dan bersungguh-sungguh
14. Kekitaan 
• Dengan kewujudan keharmonian dan kerjasama ahli pusat sumber termasuklah GPM, guru pembantu dan pustakawan dapat mewujudkan rasa tanggungjawab terhadap organisasi.

Management Model (Model Pengurusan)

• Masyarakat moden kini lebih mengutamakan rasionalisasi, keberkesanan dan prestasi, maka peranan organisasi semakin kritikal dan mencabar.
• Dalam pengurusan di sekolah walaupun terdapat banyak masalah atau tekanan yang terpaksa dihadapi, namun penggunaan model-model pengurusan secara tidak langsung boleh membantu pihak pentadbir sekolah menguruskan organisasi sekolah dengan lebih baik lagi. 
• Pemilihan Management Model adalah bergantung kepada pengurus tentang :
• bagaimanakah pengurusan dilaksanakan
• bagaimanakah cara koordinasi
• apakah cara memperuntukkan sumber kewangan
• bagaimanakah memilih untuk tentukan organisasi
• bagaimanakah aktiviti yang dijalankan selaras dengan organisasi (contoh di pusat sumber, selain program nilam, GPM boleh menganjurkan kuiz dan program pengunjung bertuah)
• apakah objektif organisasi
• adakah objektif yang ditentukan jelas atau tidak
• bagaimanakah cara untuk memotivasikan staf

Terdapat enam model pengurusan iaitu :

1. Formal Models
2. Collegial Models
3. Political Models
4. Subjective Models
5. Ambiguity Models
6. Cultural Models

====================

1. Formal Models
• Formal model memberi beberapa penegasan atau rasional untuk mencapai matlamat organisasi tersebut.
• Menekankan organisasi perlu adanya hierarki, mesti ada pengagihan tugas, perlunya pelaksanaan tugas dan pengawasannya dan ada undang-undang dan peraturan.
• Model ini selalu digunakan dalam pengurusan jawatankuasa di sekolah. Bermula daripada pengetua, PK, GKMP, guru-guru dan pelajar.
• Setiap jawatankuasa memainkan peranan masing-masing berdasarkan hierarki yang telah ditetapkan.
• Masalah dalam Formal Models :
• terlalu mementingkan prosedur daripada matlamat
• contohnya, seorang guru yang tiada kaitan dalam sesuatu mesyuarat tetap perlu hadir kerana peraturan menetapkannya untuk hadir
• menekankan undang-undang, rigid dan menghalang inovasi
• Penegasan yang diamalkan dalam model ini sangat baik jika diletakkan di situasi yang sesuai seperti guru perlu masuk ke kelas pada waktu yang tepat dan tidak lewat.
2. Collegial Models
• berdasarkan kepada persetujuan ramai.
• lebih kepada konsep demokrasi
• Terdapat peringkat di mana berlakunya perkongsian kuasa dan penyertaan ahli dalam membuat keputusan.
• Model ini sesuai dilaksanakan di sekolah-sekolah yang kecil supaya semua ahli mempunyai hak membuat keputusan.
• Walaupun begitu, boleh juga diamalkan dalam organisasi yang besar tetapi mewakilkan beberapa orang sahaja dalam membuat keputusan.
3. Political Models
• Berkonsepkan penggunaan kuasa dan pengaruh untuk kepentingan sendiri.
• Biasanya model ini diamalkan oleh ketua organisasi contohnya pengetua.
• Ketua yang mengamalkan model ini lebih suka mengawal mesyuarat, sudah mengetahui keputusan mesyuarat dan mengawal informasi.
• Sebagai contoh pentadbiar mempunyai banyak urusan pihak penjual seperti membekalkan buku kerja kepada sekolah. Pentadbir akan tawar menawar sehinggalah kepentingan diri diperoleh.
• Walaupun sebahagian guru tidak setuju dengan penetapan daripada pengetua (mengambil pembekal A), tetapi disebabkan kepentingan peribadi pengetua daripada pihak tersebut, maka guru-guru terpaksa akur juga.
4. Subjective Models
• Mementingkan pandangan individu daripada kumpulan.
• Ianya juga memberi keutamaan kepada setiap individu dalam organiasi.
• Model ini lebih menekankan orang perseorangan dan ahli-ahli dalam organisasi berbanding penekanan kepada matlamat organisasi.
• Contohnya, jika terdapat masalah disiplin seperti datang lewat, tidak mengikut peraturan, mungkin guru-guru mempunyai pandangan masing-masing tetapi mungkin pada waktu yang lain persepsinya berubah (tidak berstruktur dan bersifat subjektif)
5. Ambiguity Models
• Model ini merujuk kepada ketidakpastian dan ketidaktentuan.
• Perkara ini berlaku akibat daripada matlamat yang tidak jelas, masalah kordinasi dan melibatkan banyak pihak.
• Contohnya, orang lain yang membuat keputusan tetapi orang lain yang melaksanakannya akibat daripada ahli jawatankuasa yang sering berubah-ubah.
• Model ini sesuai digunakan dalam pengurusan pendidikan prasekolah kerana tiada penentuan matlamat pendidikan prasekolah
• Namun yang menjadi ketidakpastian dan kecelaruan ialah apabila matlamat prasekolah tidak sama dengan kehendak kementerian.
• Masalah model ini :
• apabila pihak prasekolah lebih menekankan aspek keceriaan sekolah daripada aspek pengurusan murid (akademik)
• Sedangkan di pihak sekolah pula kebanyakkannya menetapkan matlamat pengurusan murid (akademik) berbanding aspek lain.
6. Cultural Models
• Menekankan budaya organisasi.
• Elemen-elemen dalam model ni seperti kreatif, inovatif dan sebagainya.
• Penggunaan cultural model ini boleh mengubah persekitaran melalui ekologi (sistem sosial, budaya, nilai dan kepercayaan)
• Contohnya, sekolah yang begitu mementingkan keceriaan sekolah. Pihak pengurusan akan sentiasa mempunyai idea untuk melaksanakan projek yang berkaitan seperti gotong-royong sebulan sekali. Secara tak langsung pelajar juga dibudayakan untuk menjaga kebersihan sekolah.

Kesimpulannya, keenam-enam model pengurusan ini mempunyai pendekatan yang berbeza. Maka, pihak sekolah tidak boleh berpandukan kepada satu model sahaja kerana kebolehgunaan model ini bergantungkepada peristiwa, situasi dan beberapa pertimbangan.

Bibliografi

http://sumbanganku.blogspot.com/2009/04/mengaplikasikan-model-model-pengurusan.html

Refleksi Mingu ke-5

Alhamdulillah..pada minggu ke-5 kuliah terdiri daripada :

• Pembentangan individu bertajuk Pengaruh Gaya Kepimpinan dalam meningkatkan Keberkesanan Pusat Sumber. (Ahmad Fakharudin)
• Pembentangan individu bertajuk Pusat Sumber SMK Taman Sri Saujana
• Perbincangan tentang Proses Pengurusan (Process of Management)
• Perbincangan tentang Perkembangan Teori Pengurusan Klasikal (Evolution of Classical Management Theory)

*****************************************

Pengaruh Gaya Kepimpinan dalam Meningkatkan Keberkesanan Pusat Sumber (The Influence of Leadership Style in Increasing The Effectiveness of Resource Center)

1. Dalam tajuk di atas, pembentang menyentuh kepada dua aspek iaitu Gaya Kepimpinan dan Pengurusan Organisasi.
2. Nilai keberkesanan (KPI) sebuah Pusat Sumber bergantung kepada penggunaan bajet yang sedia ada dan diukur melalui perbandingan antara pusat sumber.
3. Manakala kepimpinan sebuah pusat sumber dapat dinilai daripada pengurusan organisasi dan pengurusan kewangan.
4. Kepimpinan yang berkesan adalah kebolehan mempengaruhi dan memotivasi.
5. Gaya kepimpinan Autokratik, Demokrasi, Human Relations dan Laissez Faire adalah antara gaya kepimpinan yang boleh digunakan mengikut kesesuaian organisasi
• Contohnya : Kepimpinan Laissez Faire boleh digunakan apabila sesebuah organisasi telah dijelaskan peranan masing-masing dan pakar dalam bidang masing-masing.
6. Keberkesanan pemimpin dapat dibuktikan melalui tahap prestasi sesebuah organisasi.
7. Kajian-kajian lepas :
• Organisasi berkesan jika terdapat hubungan mesra antara ketua dan pekerja
• Pemimpin yang mempunyai visi dan misi mampu meningkatkan keberkesanan organisasi
• Sebuah kajian di sebuah universiti di Bandar Semarang Indonesia yang menggunakan seramai 140 responden menyatakan bahawa 'Komitmen sebuah organisasi memberi kesan yang positif terhadap Prestasi Pekerja' dan 'Gaya kepimpinan memberikan pengaruh positif terhadap prestasi pekerja'.

Pusat Sumber SMK Taman Seri Saujana

• Enrolmen : 1026
• Jumlah buku : 7139
• Peruntukan : RM 13,143.00
• Sistem Otomasi : S-Lib
• Keluasan : 50 kaki x 50 kaki

Rumusan :

1. Masalah yang dihadapi:
• Pembantu Am Rendah tidak bertugas setiap hari di pusat sumber
• Waktu operasi yang terhad
• Kurang peralatan komputer
• Pelajar tidak memulangkan buku yang dipinjam
2. Bintang diberi oleh pembentang : 4 bintang

Proses Pengurusan (Process of Management)

• Proses Pengurusan terdiri daripada :

1. Perancangan (Planning)
• menentukan tujuan dan objektif - berbincang bersama ketua organisasi
• menggariskan strategi organisasi contohnya strategi pemasaran - perletakan harga, perluasan pasaran.
• mengatur program/ projek mengikut strategi yang digariskan
2. Penyusunan (Organizing)
• Proses menstruktur organisasi dan pengambilan kakitangan (staffing)
• Meliputi program peningkatan produktiviti dan kualiti, kesihatan kakitangan
• Menyerah tugas dengan teliti
• Mengagihkan tugas dan sumber kepada pekerja
3. Pengarahan (Leading)
• Faktor-faktor motivasi, kepimpinan dan sistem komunikasi diberi perhatian.
• Penting bagi menjamin organisasi berjalan dengan teratur dan sempurna
• Contohnya : Membuat hubungan di tahap antarabangsa
4. Pengawalan (Controlling)
• Merupakan fungsi terakhir untuk menilai prestasi dan hasil perolehan telah dicapai mengikut perancangan.
• Mengenalpasti masalah dalam fasa Penyusunan
• Memperbetulkan tindakan yang lepas jika ada.

Perkembangan Teori Pengurusan Klasik (Evolution of Classical Management Theory)

• Bidang pengurusan mempunyai sejarah perkembangan yang patut ditinjau supaya kita dapat memahami perbezaan dan perkaitan antara amalan pengurusan sekarang dan masa depan dengan pengurusan yang dialami pada abad yang lampau.
• Pendekatan Klasik menekankan peningkatan kecekepan pekerja dan organisasi yang bergantung bergantung kepada teknik mengurus.
• Pendekatan Klasik pada dasarnya berusaha ke arah yang lebih menguntungkan.
• Pendekatan Klasik berkembang bermula daripada :
1. Pengurusan Birokratik (Bureaucratic Management)
2. Pengurusan Saintifik (Scientific Management)
3. Pengurusan Pentadbiran Klasik (Administrative Management)

• Pengurusan Organisasi Birokratik
• merupakan idea seorang ahli sosiologi German, Max Weber
• Weber berpendapat teori organisasi birokrasi adalah yang paling baik.
• Komponen birokrasi :
1. Pembahgian tenaga buruh
2. Hierarki autoriti
3. Sistem prosedur untuk menjalankan tugas
4. Pemilihan kakitangan berdasarkan kelulusan teknik.
5. Pentadbir-pentadbir tertakluk kepada peraturan dan disiplin
6. Hubungan di antara individu tidak terikat kepada perasaan hati.
• Mengikut Weber, enam struktur di atas dapat mewujudkan kestabilan dan kecekapan yang tinggi.

• Pengurusan Saintifik
• merupakan idea seorang jurutera mekanik dan pakar runding, Frederik Taylor (1956-1915).
• Pengurusan saintifik muncul hasil keperluan untuk meningkatkan kecekapan dan daya pengeluaran melalui penggunaan sumber manusia dan fizikal
• Prinsip Pengurusan Saintifik
1. Penentuan Pergerakan : Membina kaedah saintifik dengan menentukan pergerakan dan perjalanan kerja yang dijalankan supaya lebih efisien. Dengan penentuan ini, kerja dapat disiapkan dengan cepat dengan kadar yang lebih tinggi.
2. Pengkhususan Kerja : Frederick Taylor telah memikirkan tentang pentingnya seorang pakar di setiap bahagian bagi memahirkan diri dalam bidang yang khusus.
3. Perancangan dan penjadualan yang rapi : perlu perancangan bagi memastikan penggunaan sumber manusia dan bahan pada tempat dan masa yang sesuai.
4. Pemilihan dan pengambilan kakitangan yang rapi : Taylor percaya bahawa pemilihan kakitangan yang teliti bagi menjamin prestasi yang tinggi dalam menjalankan tugas.
5. Insentif upah : contohnya bonus mengikut jenis kerja yang dibuat jika dapat menyiapkan kerja lebih awal dari jangka masa yang ditetapkan.
• Lebih menumpukan terhadap pengeluaran yang efisien dan mempunyai skop yang terhad.

• Pengurusan Pentadbiran Klasik
• merupakan idea Henri Fayol (1841-1925) seorang jurutera dan eksekutif Perancis. Beliau juga digelar 'Bapa Pemikiran Pengurusan'
• Terdapat 14 prinsip pengurusan yang dikemukan oleh Fayol :
1. Pembahagian kerja : pekerja hanya menjalankan tugas yang khusus dan dapat mengurangkan beban dan tanggungjawab pekerja untuk meningkatkan produktiviti
2. Autoriti : kuasa untuk memberi arahan dan menarik seseorang untuk menurut arahan itu.
3. Disiplin : Asas bagi menurut arahan dan prosedur serta menghormati peraturan organisasi
4. Satu perintah : pekerja mesti menerima arahan-arahan daripada seorang ketua sahaja bagi mengelak kekeliruan dan konflik penerimaan dan pemberian arahan.
5. Satu Arahan : Aktiviti yang mempunyai objektif yang sama hendaklah disatukan dalam satu rancangan dan diurus oleh seorang ketua sahaja.
6. Mengutamakan Kepentingan Organisasi : Kepentingan organisasi didahulukan daripada kepentingan peribadi dan individu.
7. Pembayaran Upah : Pekerja mesti dibayar dengan bayaran sewajarnya. Kerjasama dan sokongan dapat diperolehi daripada pekerja jika dibayar dengan setimpal.
8. Pemusatan/Penurunan Kuasa : Kakitangan bawahan hendaklah diberi kuasa yang cukup untuk menjalankan tugas yang efektif walaupun pengurus adalah ketua ke atas organisasi.
9. Rantai Pemerintahan : menunjukkan hierarki autoriti bermula dari peringkat atasan hingga ke peringkat bawahan. Melalui aliran komunikasi formal di dalam organisasi
10. Susunan : menggunakan prinsip susunan material dan sumber manusia iaitu dengan meletakkannya di tempat yang betul mengikut masa yang tepat melalui carta organisasi
11. Keseimbangan : pekerja diberi layanan dan keadilan yang seimbang untuk melahirkan ketaatan kepada organisasi
12. Kestabilan Personel : Pihak pengurusan atasan perlu mengimplementasikan amalan yang menggalakkan penglibatan kakitangan kepada organisasi. Kemantapan dan kakitangan yang setia.
13. Inisiatif : kakitangan diberi kebebasan untuk meningkatkan mutu sesuatu rancangan.
14. Kekitaan : mewujudkan keharmonian demi keteguhan organisasi

Bibliografi

http://nptel.ac.in/courses/IIT-MADRAS/Management_Science_I/Pdfs/1_2.pdf

http://www.slideshare.net/abhijithapsr/classical-approach-of-management

http://tradepractices.wordpress.com/2012/02/06/management-theory-and-history/
http://shuhmy.blogspot.com/2007/11/pengurusan.html
http://zuriman2.blogspot.com/2012/05/teori-birokrasi-max-weber-dan-teori_7587.html

Refleksi Minggu ke-4

Alhamdulillah..pada minggu ke-4 kuliah dimulakan dengan pembentangan mengenai Pusat Sumber daripada 3 buah sekolah lagi.

SK Taman Sri Pulai

• ditubuhkan pada tahun 1995
• enrolmen murid : 1500 ++
• Keluasan : 6 bay
• Perpustakaan diberi nama Perpustakaan Dr. Jalil Ali
• Bajet Kerajaan : RM 16000
• Jumlah buku : 29 475

Rumusan

1. Masalah yang dihadapi :
1. beban tugas - tidak dapat mengimbangi tugas sebagai guru PdanP dan  Guru Media
2. tiada sokongan daripada guru lain
3. Bajet tidak mencukupi

Bintang diberi oleh pembentang : 2 1/2 bintang

SK Taman Mutiara Rini 2

• satu sesi
• enrolmen : 664 murid
• Keluasan : 6 bay
• Bajet : RM 8851 (kerajaan) + RM 940.50 (yuran khas)
• Jumlah buku : 12177
• Pusat akses dan Bilik tayang mengalami masalah pendawaian elektrik
• Misi dan Visi Pusat Sumber sama dengan misi dan visi KPM
• Sistem Otomasi : E-Source (menggantikan buku perolehan - cetak dari E-Source)

Rumusan

• Masalah yang dihadapi :
1. beban tugas
2. Masalah tiada bekalan elektrik
3. Bajet tidak mencukupi

• Bintang diberi oleh pembentang : 3 bintang (sepatutnya boleh peroleh 4 bintang kerana sistem otomasi yang stabil dan dokumentasi yang lengkap)

 

 

SMK Taman Desa Skudai

• enrolmen : 1625 murid
• Keluasan : 8 bay
• Bajet : RM 20 000
• Jumlah buku : 16680
• Sistem Otomasi : E- Source  (menggantikan buku perolehan - cetak dari E-Source)
• Pelajar meletakkan buku yang telah dibaca pada troli

Rumusan

• Masalah yang dihadapi :
1. Buku rujukan sering hilang
2. Bekalan buku tidak mencukupi

Rak buku rujukan yang tersusun dengan baik

Proses pinjaman dan pemulangan buku yang sistematik menggunakan E-Source

Ruang-ruang yang terdapat di pusat sumber

Kuliah disambung dengan pembentangan 4 jenis kepimpinan dalam sebuah organisasi 

1. Autocratic Leaders (Pemimpin Autokratik)

• Definisi :
• Mengawal semua keputusan dan semua individu
• Pilihan berdasarkan idea sendiri
• Jarang mendengar nasihat pengikut
• Ciri-ciri pemimpin
• Mementingkan prestasi daripada kemanusiaan
• Kurang kepercayaan kepada pengikut
• Memanipulasi, mempengaruhi dan menekan pekerja
• Kesan kepada pengikut :
• Malas
• Tidak suka bekerja
• Suka dipimpin
• Tidak bertanggungjawab
• Gaya pengurusan
• Perancangan berteraskan objektif
• Organisasi yang formal, berpusat dan ikut peraturan
• Kawalan yang ketat
• Keputusan di bawah ketua
• Pemantau rapi dalam motivasi
• Komunikasi sehala
• Menekankan kerja keras dan pengalaman
• Memberi ganjaran jika patuh dan memberi hukuman jika melakukan kesilapan
• Wujud konflik jika ditindah
• Menyalahkan orang untuk menyelesaikan masalah
• Penilaian prestasi pekerja yang ketat

2.  Human Relations Leaders

• Definisi :
• Tidak menekankan kemajuan tetapi lebih menekankan kepada kebajikan pekerja
• Falsafah pemimpin :
• Mengharapkan tanggapan positif dari orang lain
• Menganggap bahawa persekitaran yang positif menghasilkan hasil yang positif dan bermutu
• Gaya pengurusan :
• Saling berkerjasama
• Bermotivasi kepada pekerja
• Struktur organisasi yang longgar dan tidak formal
• Mencapai kata putus dengan saling berbincang dan mengambil bahagian
• Komunikasi yang bersifat dua hala
• Sebarang perkembangan aktiviti sangat digalakkan
• Sering memberi ganjaran dan mengelak dari memberi hukuman
• Mengelakkan berlakunya konflik
• Hubungan interpersonal dengan mengadakan aktiviti bagi memantapkan hubungan ketua-pekerja

3.  Laissez Faire Leaders

 

• Ciri-ciri :
• tidak menekankan kemajuan dan prestasi
• tidak menekankan kebajikan pekerja
• Falsafah :
• Low profile
• Tidak mempedulikan keadaan sekeliling kerana mengganggap perangai manusia tidak dijangka
• Sentiasa patuh dan mengikut keadaan sekeliling
• Tidak mengganggu tugas pekerja
• Gaya Pengurusan
• Merancang objektif bila perlu sahaja
• Meneruskan tugas yang sedia ada, tidak membuat sebarang pembaharuan
• Tiada kawalan dengan melepaskan tanggungjawab sepenuhnya kepada pekerja
• Selalu mengelak untuk membuat keputusan
• Tidak memberi motivasi kepada pekerja dan sering melepas tangan
• Selalu mengelak dalam perbincangan dan jika berlaku perbincangan ianya tidak teliti dan mendalam
• Tidak mementingkan prestasi pekerja, dan jika pekerja ingin meningkatkan prestasi, itu adalah urusan mereka.
• Elak daripada memberikan sebarang ganjaran dan hukuman
• Mengabaikan konflik yang berlaku, dan mengharapkannya selesai dengan sendirinya
• Mengabaikan masalah yang melanda kecuali terpaksa
• Mengelakkan hubungan rapat dengan pekerja
• Mempercayai kuasa dan konflik adalah di tangan pekerja

4.  Democratic Leaders

 

• Ciri-ciri
• Mementingkan kemajuan pekerja dan prestasi
• Pekerja seronok dengan kepimpinan demokratik
• Produktiviti meningkat dengan suasana pekerja yang gembira
• Walaubagaimanapun, jika di awal tugas pekerja telah diberi kebebasan boleh menyebabkan hilang hormat kepada ketua dan suasana menjadi tidak terkawal dan tidak terarah.
• Falsafah
• Menganggap semua pekerja jujur, boleh dipercayai, bermotivasi tinggi, bertanggungjawab dan sukakan cabaran
• Memastikan suasana bekerja yang baik yang saling bekerjasama dan menghasilkan kepuasan yang tinggi
• Gaya pengurusan
• Perancangan dan pencapaian objektif adalah penting
• Struktur bekerja yang fleksible dengan pengagihan kuasa dan penyertaan dari semua pihak
• Kawalan tugas diagihkan antara ketua dan pekerja.
• Memberikan motivasi yang tinggi kepada pekerja untuk lebih membangun dengan suasana yang positif
• Mengamalkan komunikasi terbuka dan bersifat dua hala. Perbincangan yang telus dan jujur diutamakan.
• Menekankan pembangunan diri, pekerja dan organisasi
• Ganjaran diberikan bagi tugas yang cemerlang dan hukuman yang diberi adalah sekadar peringatan
• Konflik dihadapi dengan terbuka
• Percaya bahawa kuasa dan autoriti dimiliki tapi bukan digubal
• Menilai pekerja dengan tujuan untuk memberitahu yang mana yang betul dan mana yang salah.

Rumusan daripada 4 jenis kepimpinan

• Ternyata kepimpinan yang demokratik adalah yang terbaik untuk memastikan suasana bekerja seronok dan penuh tenaga
• Walaubagaimanapun, tidak ramai pemimpin mengamalkan demokratik kerana mereka merasakan perlu adanya ruang yang besar di antara ketua dan pekerja (autokratik)
• Pemimpin yang Laissez Faire pula tidak dapat meningkatkan produktiviti sebuah organisasi dan biasanya di sekolah pengetua yang mengamalkan Laissez Faire adalah pengetua yang menunggu masa untuk bersara.
• Akhir kata, kita semua adalah pemimpin, jadilah pemimpin yang demokratik pada diri, keluarga dan organisasi agar prestasi organisasi dan prestasi diri setiap pekerja sentiasa meningkat dan membanggakan.

• 
  
  

Refleksi Minggu ke-3

Alhamdulillah...pada minggu ke-3, kuliah dijalankan dengan pembentangan secara individu. Pembentangan adalah berkisar tentang pusat sumber sekolah. Pusat sumber ditakrifkan sebagai sebuah tempat yang menyediakan kemudahan serta koleksi bahan pengajaran dan pembelajaran yang diurus secara sistematis merangkumi seluruh sekolah.

Keperluan Pusat Sumber Sekolah

Nisbah murid dengan buku
Sekolah Menengah - 1 : 20
Sekolah Rendah - 1 : 15

Peruntukan

Sekolah Rendah
151-500 murid : RM3,000 + RM12 seorang melebihi 150 orang.
501-1000 murid : RM7,200 + RM13 seorang melebihi 500 orang.
1001 murid dan ke atas : RM13,700 + RM12 seorang melebihi 1000 orang.

Sekolah Menengah

151-500 murid : RM 1,500 + RM 14 seorang melebihi 100 orang.
501-1000 murid : RM 7,100 + RM 13 seorang melebihi 500 orang.
1001 murid dan ke atas : RM 13,600 + RM 12 seorang melebihi 1000 orang.

(sumber : SURAT PEKELILING KEWANGAN BILANGAN 8 TAHUN 2012)

Berikut adalah rumusan ringkas daripada 4 buah Pusat Sumber Sekolah.

SK Sekudai

• sebuah sekolah lama
• jum. pelajar 363
• seat : 36
• keluasan : 3 bay
• jumlah buku : 31002
• Sistem Otomasi : tiada
• Peruntukan : RM 5964 

Rumusan :

1. Jumlah buku yang mencukupi
2. Peruntukan mencukupi
3. Buku perolehan tidak dikemaskini
4. Masalah berkaitan pusat sumber sekolah : 
1. Pelajar tidak minat membaca
2. Tidak cukup pembantu menguruskan pusat sumber.

Bintang diberi oleh pembentang : 2 bintang

Kolej Vokasional Perdagangan J. Bahru

• asal : Sekolah Teknik Perdagangan
• ditubuhkan 1984
• enrolmen : 382
• keluasan : 12 bay
• Jum. buku : 27113
• Sistem otomasi : Sistem S-lib
• Peruntukan : RM 5234.90
• ada kerani pusat sumber

Rumusan :

1. Jumlah buku yang mencukupi
2. Peruntukan kurang mencukupi
3. Buku perolehan dikemaskini dengan lengkap
4. Pusat sumber terurus dengan baik dengan bantuan pembantu pusat sumber.
5. Masalah berkaitan pusat sumber sekolah : 
1. Pelajar tidak minat membaca
2. Aktiviti kolej yang terlalu padat menyebabkan pelajar tiada masa ke pusat sumber.

Bintang diberi oleh pembentang : 4 bintang

Sudut ICT

Bilik APD

Zon Lingkaran Ilmu

Pembantu Pusat Sumber

SMK Hj Hassan Yunus Renggam

• enrolmen : 560
• keluasan : 2 bay
• Jum. buku : 202404
• Sistem otomasi : tiada
• Peruntukan : RM 2000 - 5000
• tiada elektrik di bangunan pusat sumber


Rumusan :
1. Jumlah buku yang mencukupi
2. Peruntukan tidak mencukupi
3. Buku perolehan dikemaskini dengan lengkap
4. Masalah berkaitan pusat sumber sekolah : 
1. Infrastruktur tidak sempurna : tiada elektrik dan terdapat tahi kelawar
2. Pelajar tidak berminat masuk ke Pusat Sumber.
3. Guru tidak mempunyai pengalaman menguruskan Pusat Sumber.
4. Tidak mendapat kerjasama daripada pentadbir dan guru-guru.

SMK Pasir Gudang

• tahun ditubuhkan : 1982
• enrolmen : 2193
• keluasan : 9 bay
• Jum. buku : 43117
• Sistem otomasi : tiada
• Peruntukan : RM 24052
• Mewujudkan satu pusat sumber komuniti di Taman Cendana dengan kerjasama PIBG SMKPG.
• Memenangi tempat kedua "Anugerah Pusat Sumber Cemerlang 2012 Kategori Luar Bandar Peringkat Negeri Johor."


Rumusan :
1. Jumlah buku yang kurang mencukupi
2. Peruntukan kurang mencukupi
3. Buku perolehan tidak dikemaskini
4. Masalah berkaitan pusat sumber sekolah : 
1. GPM tidak mempunyai pengetahuan yang mendalam dalam pengurusan Pusat Sumber.
2. Tiada tenaga mahir untuk memperbaiki masalah kerosakan komputer.
3. Ruang Pusat Sumber tidak dapat menampung muatan pelajar yang ingin mengunjungi Pusat Sumber.
4. Buku rujukan yang tidak mencukupi
5. Masalah vandalism





Pandangan Luar Pusat Sumber Sekolah





















Makmal Komputer






Kolam Ikan Air Tawar






Laluan Ilmu






Bilik Seni






Bilik Katering dan Penyajian






Ruang Red Spot






Kelas Bertema (Chalkzone)






Perasmian Pusat Sumber Komuniti






Pusat Sumber Komuniti

Selesai pembentangan, Dr. Hasnah membincangkan dan merumuskan beberapa perkara seperti berikut :

1. Penyelesaian masalah tiada sistem otomasi : Pusat sumber boleh melanggan sistem otomasi yang dibekalkan di dalam IQ-PSS dengan harga kurang daripada RM 1000.
2. i-Nilam : aplikasi untuk menyemak bilangan buku bacaan pelajar
3. Anugerah program Nilam bermula daripada 
1. Sekolah Rendah :
• Gangsa : 90-179 buah buku
• Perak : 180-269 buah buku
• Emas : 270-359 buah buku
• Nilam : 360 dan ke atas
2. Sekolah Menengah :
• Gangsa : 72-143 buah buku
• Perak : 144-215 buah buku
• Emas : 216-287 buah buku
• Nilam : 288 dan ke atas

Akhir kata, jadilah seorang 'leader' bukan 'manager' sahaja kerana seorang ketua 

• membentuk ketua-ketua yang lain
• memberi dan menyahut cabaran bukan menolak cabaran
• menentukan hala tuju bukan hanya mengikut hala tuju

Refleksi Minggu ke-2

Alhamdulillah...kelas ke-2 bersama Dr. Hasnah Binti Mohamed banyak mengimbau zaman PdanP di sekolah...rindu rasanya ingin mengajar dan mendidik anak-anak SMK Pasir Gudang. Apa-apapun saya seronok menjadi seorang pelajar UTM.

Bagi kelas kali ini, Dr. Hasnah yang berpengalaman sebagai guru selama 16 tahun banyak berkongsi ilmu dunia pendidikan terutamanya melibatkan pusat sumber.

Topik yang disentuh semasa di dalam kuliah adalah :

1. Organization (Organisasi)
2. Management (Pengurusan)
3. Process & System (Proses dan sistem)

Organisasi

Contoh organisasi

• terdiri daripada lebih daripada seorang ahli.
• perlu mempunyai misi, visi, sasaran yang sama dengan menjalankan peranan setiap bahagian masing-masing. Contohnya, pusat sumber sekolah perlu mempunyai visi dan misi yang sama dengan sekolah, sekolah perlu mempunyai visi dan misi yang sama dengan PPD, seterusnya sama dengan JPN dan akhirnya mesti sama dengan misi dan visi KPM.

**************************

VISI & MISI

Visi:

Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera

Misi:

Melestarikan Sistem Pendidikan Yang Berkualiti Untuk Membangunkan Potensi Individu Bagi Memenuhi Aspirasi Negara

***************************

• tidak vakum - mesti mempunyai suatu persekitaran, organisasi lain, nilai,  topografi, keadaan iklim. Contohnya di sekolah, mesti ada guru, pelajar, ibu bapa dan staf sokongan ditambah dengan pelbagai bilik pembelajaran, peraturan, pengurusan kelas,  program ilmiah dan sebagainya.

------------------------------------------------------------

Pengurusan

• Peringkat pengurus terdiri daripada 3 peringkat : 

(contohnya di sebuah sekolah)

1. Top Managers : Pengetua
2. Middle Managers : Penolong Kanan
3. First-Level Managers : Guru-guru

    dan non-managerial employee : para pelajar

(contohnya di pusat sumber)

1. Top Managers : Guru Media
2. Middle Managers : Guru Perpustakaan, Guru APD, Guru ABM
3. First-Level Managers : Pengerusi Pengawas Pusat Sumber

    dan non-managerial employee : pengawas pusat sumber

• 8 perkara yang perlu dilaksanakan dalam suatu pengurusan (bergantung pada peringkat pengurus)
• planning - menentukan sasaran organisasi contohnya penentuan tarikh pelaksanaan sesuatu program.
• organizing - menyusun atur bahagian-bahagian dalam organisasi
• staffing - memastikan setiap bahagian diletakkan staf yang dapat bertindak bagi mencapai sasaran.
• directing - memberi arahan kepada staf agar bertepatan dengan misi dan visi.
• coordinating - menyelaras suatu organisasi agar tidak tersasar.
• budgeting - menentukan ketepatan sumber sedia ada dengan aktiviti organisasi.
• controlling - mengawal semua bahagian seperti kewangan dengan betul.
• communicating - dapat berinteraksi dan menyampaikan maklumat dengan tepat.

Process & System

Proses

• melibatkan input, proses dan output
• Proses yang efektif : apabila kualiti output yang terhasil adalah sama dengan input (daripada perancangan awal)
• Proses yang tidak efektif : apabila output yang terhasil kurang daripada input yang diproses.
• Proses yang efisien : hasil yang dikehendaki tercapai berasaskan bahan yang sedia ada.
• Proses yang tidak efisien : hasil yang dikehendaki tidak tercapai dengan bahan yang sedia ada, dan mungkin hasil yang dikehendaki hanya akan tercapai jika bahan lain ditambah.

Contoh mudah :

Tepung + yis + telur + gula = donut yang gebu -----------efisien

Tepung + yis + telur + gula = donut bantat ----------- tidak efisien

Semoga maklumat ini memberi manfaat pada pembaca....

Dalam keadaan mata yang kuyu menahan ngantuk...kugagahkan juga untuk menyiapkan refleksi minggu ke-2 ini...

Esok nak pergi sekolah SMK Pasir Gudang, bagi urusan assignment 1. Moga dipermudahkan